Vragen over bewaren pasfoto’s door NS

Rover ontvangt vragen van NS-abonnementhouders naar aanleiding van een mailing waarin NS toestemming vraagt voor het bewaren van een pasfoto. Zorgen zijn niet nodig: u hóeft uw pasfoto niet door NS te laten bewaren, maar het kan ook zeker geen kwaad om dit wel te laten doen! Alleen wanneer NS de pasfoto mag bewaren, kan NS abonnementhouders gratis een nieuwe OV-chipkaart sturen wanneer de geldigheid van de huidige chipkaart verloopt. Helaas voorziet de NS-website (nog) niet in de mogelijkheid zelf een nieuwe foto te ‘uploaden’, Rover adviseert reizigers daarom om NS de gevraagde toestemming te geven. Dat moet voor 11 oktober gebeuren.

Waarom vraagt NS toestemming voor uw pasfoto?

NS stuurde van 1 tot 30 september brieven en e-mails aan ca. 900.000 abonnementhouders waarin gevraagd wordt om toestemming voor het bewaren van de pasfoto. De informatie van NS leidt bij sommige reizigers tot verwarring. Wat is er aan de hand?

Om niet in de problemen te komen met privacywetgeving, bewaart NS de pasfoto’s van abonnementhouders maximaal 5 jaar in de administratie. Daartoe heeft de klant akkoord gegeven.

Een OV-chipkaart heeft standaard een geldigheid van 5 jaar (met uitzondering van jaarabonnementhouders die ieder jaar een nieuwe OV-chipkaart ontvangen). Na de einddatum van de OV-chipkaart kan deze niet meer worden gebruikt, ook al staat er een geldig abonnement op dat langer doorloopt. Het is dus belangrijk dat de OV-chipkaart tijdig wordt vervangen.

In sommige gevallen is de 5 jaar in de NS-administratie al verstreken voordat de OV-chipkaart aan het einde van zijn houdbaarheid is gekomen. NS kan de pasfoto van de abonnementhouder dan niet meer gebruiken voor een nieuwe OV-chipkaart, tenzij hiervoor expliciet hernieuwde toestemming is gegeven. Wanneer NS de pasfoto niet kan gebruiken, moet de abonnementhouders zelf een nieuwe OV-chipkaart aanschaffen via OV-chipkaart.nl. En daarvoor €7,50 betalen. NS is daarom nu actief op zoek gegaan naar deze hernieuwde toestemming bij de betreffende abonnementhouders, ook wanneer hun OV-chipkaart nog jaren geldig is.

Maar wat als u vindt dat uw pasfoto niet meer lijkt?

NS heeft daar zelf nu nog geen oplossing voor. Ze werken er wel aan. Vanaf 1 juli 2016 kunt u NS zelf een nieuwe pasfoto sturen via de NS-website, op het moment dat u dat wenst. Die foto wordt dan gebruikt wanneer NS voor u een nieuwe OV-chipkaart laat maken.

• Als uw foto nog redelijk lijkt, kunt u om rompslomp en kosten te besparen nu het beste toestemming geven aan NS om uw huidige foto te bewaren. Vanaf midden 2016 kunt u NS gemakkelijk een nieuwe foto sturen. Als uw OV-chipkaart vóór die tijd wordt vervangen, komt daarop uw huidige pasfoto te staan.

• Als u denkt dat een nieuwe foto echt nodig is, geeft u NS nu geen toestemming om uw pasfoto te bewaren. U moet dan zelf met uw nieuwe pasfoto tijdig een vervangende OV-chipkaart aanvragen bij ov-chipkaart.nl. Dat is mogelijk vanaf 6 weken vóór de datum waarop uw huidige OV-chipkaart verloopt. U krijgt hierover automatisch – zes weken voor kaarteinde- bericht van OV-chipkaart.nl. Kijk hier voor meer informatie. De kosten van de nieuwe OV-chipkaart zijn in dit geval voor uw rekening. Deze kosten bedragen € 7,50 als u met IDEAL betaalt of € 10,50 als u geen IDEAL heeft en u de kaart met een papieren formulier moet aanvragen.

Rover wil vergoeding kosten

Rover vindt dat NS de vervangingskosten, waar reizigers met een verouderde pasfoto nu mee te maken krijgen, zou moeten vergoeden. Een gratis OV-chipkaart bij een NS-abonnement staat weliswaar niet in de abonnementsvoorwaarden, maar dit is wel altijd als pluspunt vermeld op de NS-website. NS wil hier echter geen algemene toezegging over doen.

Advies NS

Het advies van NS is om contact op te nemen met NS Klantenservice via (030) 751 51 55 indien:

• u door NS bent aangeschreven over het bewaren van uw bestaande pasfoto, en:
• uw OV-chipkaart vóór 1 juli 2016 verloopt, en:
• u twijfelt over de geschiktheid van de bestaande pasfoto.

NS zorgt dan voor een passende oplossing.